El problema
En Chile al menos dos de cada tres (67%) empresas mantiene una modalidad de trabajo híbrida. Esto complejiza la comunicación y la colaboración entre los miembros de un equipo, especialmente cuando hay diferentes zonas horarias, momentos de conexión y estilos de trabajo. Los correos electrónicos, las llamadas y las reuniones pueden ser lentos, ineficientes y abrumadores, lo que dificulta el intercambio de información, el seguimiento de las tareas y la coordinación de los proyectos.
La solución
Para resolver este problema, existen herramientas digitales que permiten crear espacios de trabajo virtuales donde los equipos pueden comunicarse y colaborar de forma rápida, sencilla y organizada.
Estas herramientas, como Slack, Discord, Microsoft Teams, entre otras, ofrecen una plataforma integrada que combina diferentes canales de comunicación (como mensajes de texto, voz y video), con funciones de gestión de proyectos (como listas de tareas, calendarios y archivos compartidos). Así, los equipos pueden mantenerse conectados, alineados y productivos, sin importar dónde se encuentren.
En este tutorial te presentaremos las principales características de Slack, una herramienta que usamos en el Laboratorio de Contenidos de Marca y que puede facilitar la comunicación de tu equipo, independientemente de si opera de forma presencial, completamente remota o en modalidad híbrida.
¿Qué es Slack?
Slack es una de las herramientas digitales más populares y utilizadas para el trabajo en equipo. Se trata de un software que permite crear espacios de trabajo virtuales, llamados workspaces, donde los equipos pueden comunicarse y colaborar en tiempo real. Así se facilita el flujo de información, la toma de decisiones y la resolución de problemas, al ofrecer una interfaz simple y amigable, que se adapta a las necesidades de cada equipo y proyecto.
A diferencia de aplicaciones de mensajería como Whatsapp o Telegram, Slack se ordena a partir de canales temáticos (aunque también permite los mensajes directos). Los canales permiten organizar la comunicación, segmentar la información y evitar el ruido innecesario.
En el mundo son más de 30 millones de personas las que usan Slack diariamente para conectarse y comunicarse con sus equipos de trabajo, en alrededor de 600 mil empresas.
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¿Cuáles son las principales características de Slack?
La principal característica de Slack es que es una herramienta flexible y personalizable, que se puede configurar según las preferencias y los objetivos de cada equipo.
Algunas de las características más destacadas de Slack son:
- Mensajería instantánea: puedes enviar y recibir mensajes de texto, voz y video, de forma individual o grupal, con opciones de edición, reacción (agrega tu emoji) y búsqueda.
- Canales: puedes crear y unirte a grupos de conversación temáticos, públicos o privados, con opciones de silenciar, fijar y archivar.
- Llamadas y videollamadas: puedes realizar y recibir llamadas de voz y video, individuales o grupales.
- Archivos compartidos: puedes subir y descargar archivos de diferentes formatos, como documentos, imágenes, videos, etc., con opciones de vista previa, comentario y búsqueda.
- Integraciones: puedes conectar y acceder a otras aplicaciones y servicios, como Google Drive, Dropbox, Zoom, Trello, etc., con opciones de sincronización, notificación y automatización.
Ventajas de usar Slack para las comunicaciones de un equipo:
Para responder cuáles son las características positivas de esta herramienta le preguntamos su por su experiencia a Patricia Holmqvist, directora de arte del Laboratorio de Contenidos de Marca.
Patricia usa Slack diariamente para coordinar a su equipo de diseñadores, además de establecer comunicación con otros integrantes del Lab. Esto es lo que nos compartió:
- Conectar aplicaciones. “Yo tengo conectado Microsoft y si tengo una reunión y me la agendan por el mail corporativo, automáticamente me queda registrada en Slack y cuando yo entro a la reunión me aparece un [icono de] calendario avisando al resto del equipo que estoy en reunión”.
- Hablar contigo mismo. “Al igual que Whatsapp, puedes hablar contigo mismo. A mí me sirve demasiado. Por ejemplo, para las reuniones a veces voy escribiendo o si es que alguien me pide ajuste los voy anotando ahí y me evito mucho el uso de papel”.
- Canales diferenciados. “Puedes hacer varios canales con distintas personas, puedes ir pimponeando ideas, ir compartiendo enlaces, archivos. Esos archivos, los puedes añadir con una chincheta y puedes buscarlos”.
- Mensajes de voz. “También tienes la opción de audios. Por ejemplo, yo a veces para evitar decir ‘oye, juntémonos en una reunión para explicar algo’, mando un audio y a mí me es más fácil porque tampoco me quita tanto tiempo”.
En resumen, se trata de una herramienta sumamente flexible y personalizable (incluso puedes crear tus propios emojis, más abajo te explicamos cómo) que acorta distancias, facilita la coordinación y deja registros para búsquedas posteriores.
Cómo usar Slack: una guía paso a paso
En un tutorial anterior explicamos cómo usar la herramienta Tango para, precisamente, crear tutoriales.
Pues bien, acá te dejamos un tutorial en Tango para que aprendas a usar Slack en sus dimensiones más básicas. Para avanzar presiona “Start”, luego haz clic en “continue” o usa las flechas.
Desventajas de usar Slack para las comunicaciones de un equipo
Al ser una herramienta tan flexible, la creación de canales no tiene límites, las notificaciones se pueden multiplicar (por todas las automatizaciones, desde mensajes hasta calendarios) y eso puede llevar a una sobrecarga de información y un agotamiento mental.
Hay quienes dicen, incluso, que Slack puede arruinar tu vida y convertirse en una adicción. Si buscas en Google encontrarás múltiples testimonios de equipos de trabajo y profesionales que han decidido cortar o disminuir el uso de la herramienta, precisamente para escapar de su omnipresencia.
Otro elemento desventajoso de Slack es para el bolsillo.
La herramienta funciona con un modelo freemium, lo que implica que cualquier persona u organización puede empezar a usarlo sin costo. Sin embargo, slo al pasar a los planes de pago se desbloquean algunas funciones (por ejemplo, qué tan atrás puedes hacer búsquedas en el archivo).
Así, si quieres pasar a un plan de pago en Slack debes pagar de acuerdo con la cantidad de personas que sumas a tu espacio de trabajo: poco más de 7 dólares al mes por integrante del equipo. Ese es un costo que puede ser inaccesible para algunos equipos.
¿Y cómo hago los memes personalizados en Slack?
Ah, cierto. Lo prometimos en el título.
Se recomienda usar imágenes cuadradas de menos de 128 KB con fondo transparente.
Acá va un paso a paso para que agregues tus propios emojis:
- Cuando estés en un canal presiona el icono de emoji 😀 para abrir el menú.
- Selecciona “Agregar emoji”.
- Sube la imagen que preparaste.
- Asigna un nombre al emoji y guarda.
Para usarlo puedes encontrar tu emoji en el selector o escribiendo el nombre que le asignaste entre dos puntos. Por ejemplo, :lab:
Si quieres revisar el paso a paso con más detalle, ingresa acá.
Esperamos que este tutorial de Slack te haya servido.
